Histórico de Assinaturas Digitais
Introdução
O Histórico de Assinaturas Digitais é um registro que documenta todas as ações relacionadas à aplicação, validação e gerenciamento de assinaturas digitais no sistema IXC. Esse histórico é essencial para garantir a rastreabilidade, a integridade e a conformidade com normas de segurança e regulamentações. Neste histórico, são documentadas todas as gerações de links de assinaturas eletrônicas realizadas dentro do sistema, atrelados à integração do IXC Assina. Este recurso permite monitorar o andamento (status) e integridade dos links de assinatura conforme são gerados. No sistema, esta ferramenta está disponível através do formulário de Histórico de Assinaturas Digitais.
Acesso ao Formulário
Caminhos:
- Configurações > Logs > Logs assinatura digital
- Sistema > Cadastros > Contratos > Editar > aba Histórico de Assinaturas Digitais
Entrega de Valor
O formulário de histórico de assinatura digital tem como objetivo principal fornecer uma visão detalhada e cronológica de todas os links de assinaturas digitais realizadas dentro do sistema. Este recurso é fundamental para garantir transparência, rastreabilidade e conformidade em processos que envolvem assinaturas digitais.
- Atende requisitos regulatórios sobre registros de transações eletrônicas;
- Mantém um registro imutável das assinaturas realizadas, promovendo maior segurança às partes envolvidas;
- Simplifica o processo de assinatura de contrato e mantém um histórico detalhado dos processos.
Estrutura do Formulário
O formulário é estruturado através de uma grid, a fim de facilitar a visualização, reunindo todos os registros de links de assinatura digital gerados e permitindo a visualização individual de cada item na sequência.
Grid de Histórico de Assinaturas Digitais
A grid de Histórico de Assinaturas digitais é composta por cinco colunas, dispostas na sequência representada na tabela abaixo:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| ID | Identificador único da assinatura digital |
| Data/hora | Momento em que o link de assinatura foi gerado |
| Status | Descrição do andamento de assinatura do link. Apresenta se Assinado, se Pendente de assinatura ou se Substituído |
| Origem geração | Indica a origem de geração do link de assinatura, podendo ter a origem em Contrato ou por Ordem de serviço |
| Tipo do documento | Informa o tipo de documento do qual houve a geração do link com o arquivo, para então ser assinado. Os tipos incluem Contrato ou Termo |
| Na grid, é possível selecionar um dos registros dispostos na tabela e visualizar suas informações individuais, separadas em duas abas: a aba Histórico assinatura digital e a aba Informações adicionais. |
Aba Histórico assinatura digital
A aba Histórico assinatura digital reúne as principais informações referente à geração do link de assinatura digital, dispostas nos campos conforme representados a seguir:
| Nome do Campo | Descrição |
|---|---|
| ID | Identificação única do registro, gerado automaticamente pelo sistema |
| Data/hora | Data e hora do registro da geração do link de assinatura |
| Descrição | Descrição do registro (Assinatura digital de documento) |
| Forma origem de geração | Origem da geração do documento (Contrato ou Ordem de serviço) |
| Tipo do documento | Tipo de documento (Contrato ou Termo) |
| Token do documento | Token associado ao documento |
| ID contrato | Identificação do contrato relacionado |
| ID da ordem de serviço | Identificação da ordem de serviço |
| ID da integração | Identificação do sistema de integração |
| ID do usuário | Identificação do usuário que realizou ação |
| ID do termo | Identificação do termo |
| Data assinatura | Data da assinatura do documento quando for assinado |
| Status | Estado atual da assinatura do documento (Pendente de assinatura, Substituído ou assinado) |
Aba Informações Adicionais
A aba de informações adicionais disponibiliza informações acerca de todos os signatários do documento, o e-mail em que foi enviado o link de assinatura, o CPF, e o status de cada assinatura. Nesta aba está relacionado o formulário de Aba Signatários Assinatura Digital (Informações adicionais) - Histórico de Assinaturas Digitais, apresentando uma grid com as colunas dispostas da seguinte forma:
| Nome do Campo | Descrição |
|---|---|
| ID | Identificação única do registro |
| Responsável assinatura | Papel do responsável pela assinatura |
| Nome | Nome do responsável pela assinatura |
| Endereço de e-mail do responsável | |
| CPF/CNPJ | CPF ou CNPJ do responsável |
| Status assinatura | Estado da assinatura (se está assinado) |
A partir da grid de Aba Signatários Assinatura Digital (Informações adicionais) - Histórico de Assinaturas Digitais, é possível visualizar um registro de assinatura individualmente, selecionando o e clicando no botão Visualizar. Após visualizar, serão apresentadas descrições detalhadas sobre a assinatura do signatário, como as descritas a seguir:
| Campo | Função |
|---|---|
| ID | Identificador único da assinatura,usado para referência interna. |
| Nome | Nome do signatário que irá realizar a assinatura digital. - Razão social/Nome do cliente; - Responsável provedor definido no cadastro da integração; - Testemunha provedor; - Testemunha cliente. |
| Endereço de e-mail do signatário, utilizado para envio de notificações e acesso à assinatura. | |
| CPF/CNPJ | Documento de identificação do signatário (CPF ou CNPJ). |
| Status assinatura | Estado atual da assinatura, indicando se está “Pendente” ou “Assinado”. |
| Token | Código gerado para verificar a integridade e validade da assinatura digital. |
| URL assinatura | Link para acessar a interface de verificação da assinatura, direciona ao serviço de e-signature. |
| ID histórico assinatura digital | Identificador do histórico de ações relacionadas à assinatura digital, usado para rastreamento e auditoria. |
| ID externo | Identificador externo fornecido por sistemas de terceiros para integração e referência cruzada. |
| Tipo signatário | Categoria do signatário, indicando se é “Responsável provedor”, “Responsável cliente”, “Testemunha provedor” ou “Testemunha cliente”. |
| Esses campos são utilizados para gerenciar e acompanhar o processo de assinatura digital, assegurando a validade e a conformidade da documentação assinada. |
Funcionalidades Principais
- Sincronização de Assinaturas: Permite atualizar o histórico com as informações mais recentes da base de dados, através do botão “Sincronizar assinatura”. O sistema verifica na plataforma como consta o status da assinatura e atualiza no IXC.
Fluxo de Trabalho
graph TD A[Início] --> B[Integração do IXC Provedor com a plataforma de Assinatura Digital] B --> C[Cadastro de contrato e obtenção de dados do signatário] C --> D[Envio dos dados ao serviço de Assinatura Digital] D --> E[Recebimento da URL de assinatura] E --> F[Signatário assina documento] F --> G[Atualização do status de assinatura e ativação de contrato] G --> H[Armazenamento do histórico de assinatura digital] H --> I[Fim]
Fluxo de Sincronização de aAsinaturas
Para atualizar o status de uma assinatura manualmente, é possível acessar o registro da assinatura de determinado cliente no histórico e atualizar os dados a partir do botão Sincronizar assinatura, como indica o fluxo abaixo:
graph TD A[Início] --> B[Acessar Formulário] B --> C[Clicar em 'Sincronizar'] C --> D{Há novas assinaturas?} D -- Sim --> E[Atualizar Histórico] D -- Não --> F[Exibir Mensagem] E --> G[Fim] F --> G
Considerações Finais
A capacidade de rastrear processos, documentos e atividades relacionadas a assinaturas digitais é fundamental para garantir transparência, segurança e eficiência nas operações da empresa. Por meio de tecnologias avançadas ou métodos tradicionais, o rastreamento permite acompanhar, monitorar e validar ações, assegurando a integridade dos dados e a conformidade com normas. O histórico de assinatura digital desempenha um papel crucial nesse contexto, registrando quem assinou, quando e como, o que possibilita a validação da autenticidade e a integridade dos documentos. Além disso, ele facilita a realização de auditorias e atende a exigências legais, como a LGPD, protegendo contra fraudes e alterações não autorizadas. Essa ferramenta é indispensável para garantir confiabilidade e segurança em ambientes digitais.
Etiquetas
Integracoes IntegracoesAssinaturaDigital AssinaturaDigital Auditoria IXCAssina Integração Integracoes