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Cadastro de Compromissos com Integração ao Google Calendar - Negociações

Introdução

Um compromisso no Google Calendar é um evento ou atividade agendada que é registrado e gerenciado através da plataforma de calendário online do Google. No sistema, o cadastro de compromissos no Cadastro de Negociações permite gerenciar e organizar eventos relacionados ao Negociações de forma eficiente, com a possibilidade de integração com o Google Calendar. Esta funcionalidade permite uma organização eficaz das atividades diárias, sincronizando automaticamente os compromissos entre o sistema e o calendário Google, o que facilita o acompanhamento de tarefas, prazos e retornos necessários.

Google Calendar

O Google Calendar é um serviço de agenda e calendário online gratuito desenvolvido pela Google, oferecendo uma variedade de recursos para gerenciamento de tempo e organização de eventos. Ele permite aos usuários criar, editar e excluir eventos, compartilhar calendários com outras pessoas, e sincronizar automaticamente entre diferentes dispositivos. O serviço inclui lembretes personalizáveis, integração com outros aplicativos Google, funcionalidades de envio e gerenciamento de convites para eventos, e diversas opções de visualização.

Acesso ao Formulário:

Caminho: Sistema > CRM > Negociações > Agenda

Entrega de Valor

  • Sincronização de eventos em tempo real, permitindo a atualização instantânea entre as plataformas envolvidas;
  • Acesso às informações mais recentes em qualquer dispositivo;
  • Centralização da gestão de compromissos em uma única interface;
  • Compartilhamento fácil de agendas entre membros da equipe;
  • Transparência nas atividades exercidas;
  • Promove análise e otimização de processos.

Estrutura da Funcionalidade

A aba Agenda no cadastro das Negociações exibe uma grid com todos os compromissos relacionados ao Negociações específico. Os campos principais incluem:

  • ID do compromisso;
  • Cliente/Prospecção;
  • Responsável;
  • Tipo de Agendamento;
  • Assunto;
  • Descrição;
  • Datas de início e fim;
  • Status;

Entre outras informações de integração com o Google Calendar. A funcionalidade permite vincular o agendamento com a agenda do usuário, facilitando a comunicação com o Google Calendar do responsável. Detalhes adicionais como local, participantes e texto padrão também podem ser registrados. O sistema oferece categorização de compromissos, gestão de status e sincronização bidirecional com o Google Calendar, permitindo um gerenciamento eficiente e integrado dos compromissos relacionados ao Negociações.

Cadastro de um Compromisso no Google Calendar pelo Cadastro das Negociações

Para realizar o cadastro de um compromisso no Google Calendar de um colaborador, siga os passos a seguir:

  1. Acesse o formulário de Aba (Agendamentos) na Negociação através do caminho: Sistema > CRM > Negociações > aba Agendamentos;
  2. Clique no botão Novo;
  3. Preencha os campos:
    • Vincular agendamento com a agenda do usuário: habilite este parâmetro clicando na caixa de seleção ao lado do campo. Desta forma, este registro constará no sistema IXC e na agenda do colaborador responsável;
    • Cliente/Prospect: campo preenchido automaticamente a partir do cadastro do Cliente/Prospect relacionado à negociação selecionada;
    • Responsável: clique na lupa e selecione o Cadastro de Colaborador do colaborador responsável pela agenda;
    • Tipo de agendamento: clique na lupa e selecione um dos Tipos de Agendamento no CRM cadastrados;
    • Texto padrão: campo de preenchimento opcional. Clique na lupa e selecione um Texto Padrão para Agendamento no CRM. Ao selecionar um texto padrão, o sistema preencherá os campos de Assunto e Descrição automaticamente;
    • Assunto: insira um assunto para o evento;
    • Descrição: insira uma descrição para o evento;
    • Início: insira uma data para o início do compromisso. Deve ser inserida no formato DD/MM/YYYY hh:mm:ss (data, mês, ano, hora, minuto e segundos, respectivamente).
    • Fim: insira uma data para o prazo final do compromisso, indicando sua duração. Deve ser inserida no formato DD/MM/YYYY hh:mm:ss (data, mês, ano, hora, minuto e segundos, respectivamente);
    Integração com Google Agenda
    • Local: insira o endereço do compromisso, pode ser incluído por extenso ou através de coordenadas geográficas;
    • E-mail dos participantes: caso existam outras pessoas envolvidas no evento, insira o e-mail dos participantes para que sejam notificados via e-mail e em suas respectivas agendas.
  4. Clique em Salvar para validar o cadastro do compromisso no sistema.
  5. Após salvar, ao obter comunicação com o Google Calendar, os seguintes campos serão preenchidos:
    • ID do evento no “Google Calendar”: token gerado automaticamente após comunicar com o Google Calendar, como um retorno da plataforma. Dado respectivo ao ID do evento na agenda do Google do colaborador.
    • Status Google: indica o status do evento no Google, se Normal, Alterado ou Excluído.

Finalização:

Após concluir o cadastro do compromisso, será criado um Evento no Google Calendar, contendo os dados inseridos no sistema, no ato do cadastro do evento, como: Assunto, Descrição, data, local e participantes convidados.

Funcionalidades Principais

  • Visualização centralizada dos compromissos das Negociações por dia, semana ou mês, permitindo uma visão abrangente das interações programadas no cadastro das Negociações;
  • Criação e edição de compromissos diretamente no cadastro das Negociações, com campos personalizáveis para atender às necessidades específicas de cada interação;
  • Atribuição de compromissos a colaboradores responsáveis, facilitando o gerenciamento de tarefas e o acompanhamento de responsabilidades dentro da equipe;
  • Configuração de notificações e lembretes personalizados para compromissos das Negociações, garantindo o acompanhamento adequado e a preparação para interações importantes;
  • Integração com Google Calendar incluindo a sincronização bidirecional dos compromissos das Negociações entre o sistema e o Google Calendar, permitindo acesso e atualização das informações em ambas as plataformas, melhorando a gestão do tempo e a coordenação da equipe.

Atenção:

Ao utilizar a Agenda de Usuários, se faz obrigatório o vinculo correto do colaborador responsável na Ordem de Serviço para que ocorra a comunicação com o Google Calendar.
Além disso, é necessário se atentar ao cadastro correto da Agenda de Usuários (Google Calendar), pois precisa haver o vínculo do colaborador e ele precisa estar parametrizado para permitir a integração com o Google Calendar.

Fluxo de Trabalho

graph TD
    Z[Acessar cadastro das Negociações] --> Y[Acessar aba Agendamentos]
    Y --> A[Criar compromisso]
    A --> B{Vincular à agenda?}
    B -->|Sim| C[Sincronizar com Google Calendar]
    B -->|Não| D[Salvar localmente]
    C --> E[Configurar notificações]
    D --> E
    E --> F[Acompanhar status]
    F --> G{Finalizado?}
    G -->|Sim| H[Registra no sistema]
    G -->|Não| I[Reagendar se necessário]
    I --> A

Etiquetas

Integracoes IntegracaoGoogleAgenda GoogleCalendar AgendaNegociacoes

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