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Contas de E-mail

Introdução

Definição:

O e-mail SMTP é um serviço de comunicação que utiliza o protocolo Simple Mail Transfer Protocol, isto é, protocolo simples de transferência de correio. Este protocolo transmite e-mails do remetente ao servidor do destinatário. Requer autenticação do usuário para segurança e prevenção de Spam. Este sistema consiste em um servidor que processa e encaminha e-mails. Entretanto, este tipo de método não atua com recebimento de e-mails. Para utilizar este recurso, é necessário utilizar um endereço de e-mail e efetuar as configurações necessárias para sua utilização de acordo com o provedor utilizado.

A integração de um servidor SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) no sistema oferece uma solução completa para o gerenciamento e envio de e-mails, abrangendo tanto processos automatizados quanto manuais. Esta funcionalidade versátil permite:

  1. Alertas de manutenção de rede
  2. Envio de faturas
  3. Notificações de pendências financeiras
  4. Comunicados de abertura de Ordens de Serviço (OS) para técnicos
  5. Outras informações relevantes para clientes e colaboradores do provedor

Esta integração otimiza a comunicação interna e externa, permitindo o envio eficiente de informações críticas de forma automatizada, enquanto mantém a flexibilidade para interações mais personalizadas através de envios manuais. Assim, o sistema se adapta às diversas necessidades de comunicação da empresa, melhorando a eficiência operacional e a satisfação do cliente.

O formulário de Contas de E-mail no Sistema é uma interface que permite cadastrar e gerenciar contas de e-mail utilizadas para envio de comunicações automáticas através do sistema. Essas contas são integradas via protocolo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) para viabilizar o envio de e-mails pelo sistema.

Acesso ao Formulário

Caminho: Sistema > CRM > Cadastros > Contas de e-mail

Requisitos de Uso

Para utilizar uma integração de E-mail SMTP no sistema, é necessário realizar o credenciamento com uma das plataformas das quais o IXC possui compatibilidade, sendo elas:

Provedores de e-mail que são compatíveis com o sistema:

Entrega de Valor

Habilita o envio de e-mail através do sistema;

  • Configura e integra contas de e-mail que serão utilizadas pelo sistema para enviar mensagens de e-mail aos clientes;
  • Possibilidade de automação de envios a partir da configuração da integração do servidor SMTP;
  • Envio de faturas, comunicados e notificações relevantes, direcionadamente ou em massa.
  • Centraliza o gerenciamento das contas de e-mail utilizadas para comunicações do sistema e promover um contato mais efetivo com o cliente.

Estrutura do Formulário

O formulário de Contas de E-mail SMTP é uma ferramenta essencial para o gerenciamento e cadastro de contas de e-mail no sistema IXC. Sua principal função é facilitar a integração destas contas para automatizar e otimizar o envio de mensagens de e-mail.

Este formulário permite o registro detalhado das informações cruciais para que o sistema atue como um intermediário eficiente no processo de envio de mensagens. Ele captura todos os parâmetros necessários para estabelecer uma conexão segura e confiável com o servidor SMTP do provedor de e-mail.

O formulário SMTP está estruturado em três seções principais, cada uma focada em aspectos específicos da configuração

  • Aba SMTP: Configurações do servidor SMTP para envio de e-mails, favorecendo o cadastro da integração com os dados necessários;
  • Aba Mensagem: Configurações e edição de modelos de mensagens que serão enviadas;
  • Aba Fila: Armazenamento dos e-mails antes de serem direcionados ao destinatário, onde são alocados temporariamente. Este processo respeita os limites de envios diários e por hora da conta de e-mail cadastrada. A fila mantém o controle do status de cada mensagem, desde o enfileiramento até a confirmação de envio.

Campos Obrigatórios

CampoDescrição
IDIdentificador único do registro, gerado automaticamente pelo sistema.
Servidor de saída (SMTP)Endereço do servidor SMTP que será utilizado para o envio de e-mails. Informação variável de acordo com cada provedor de e-mail.
UsuárioUsuário de acesso da conta de e-mail utilizada para autenticação. Normalmente é utilizado o endereço de e-mail de acesso à conta.
SenhaSenha de acesso da conta de e-mail para autenticação no servidor SMTP.
PortaEspecificação da porta utilizada pelo servidor SMTP para estabelecer conexões. As portas padrão são: 587: Porta padrão para SMTP com segurança TLS; 465: Porta para SMTP sobre SSL.
AssuntoAssunto padrão que será utilizado nos e-mails enviados, título da mensagem que será enviada.
MensagemConteúdo da mensagem que será enviada aos destinatários.

Aba SMTP

Na aba SMTP, realiza-se a configuração principal da conta de e-mail, estabelecendo a comunicação com o servidor SMTP. Este processo envolve a autenticação em uma plataforma de serviços de e-mail. Para isso, é necessário uma conta de e-mail válida de um provedor reconhecido. Esta conta será integrada ao sistema, habilitando o uso do serviço SMTP para envios de e-mails automatizados e manuais. A integração do serviço SMTP é efetuada através do preenchimento dos campos de configuração na aba correspondente, os principais campos de configuração incluem:

Campos de configuração

  • Servidor de saída: servidor responsável por enviar e-mails a partir de uma conta de e-mail. Recebe as mensagens de e-mail e faz o encaminhamento aos servidores de destino. Alguns exemplos de servidor de saída são smtp.gmail.com e mail.dominio.com.br.
  • E-mail de envio: endereço de e-mail que constará como remetente ao destinatário.
  • Usuário: endereço de e-mail completo que realizará os envios de e-mail. Responsável pela autenticação no sistema.
  • Senha: senha de acesso ao endereço de e-mail. Chave associada ao e-mail para autenticação.
  • Porta: a porta é um endpoint de comunicação e tem como objetivo garantir que os e-mails sejam enviados e as informações sejam trocadas entre os servidores de e-mail.
  • Requer autenticação: a autenticação é utilizada para enviar os e-mails por algum gerenciador, utilizando as credenciais de acesso à sua conta.
  • Tipo de segurança: tipo de segurança abrange mecanismos que criptografam mensagens enviadas pelo servidor de e-mail e tornam segura a transmissão de dados.
    • O tipo de segurança TLS (Transport Layer Security) suporta a porta 587, permitindo o envio de e-mails com segurança;
    • O tipo de segurança SSL (Secure Sockets Layer) suporta a porta 465, permitindo a comunicação criptograda enviada entre os e-mails;
  • Codificação UTF-8: a codificação UTF-8 é a codificação comum de todos os caracteres na web. É capaz de representar qualquer caractere especial, como letras acentuadas.
  • Forçar codificação: nesta seção, pode optar por qual tipo de codificação e formatação utilizar. É recomendado utilizar sempre a codificação UTF-8, pois é a formatação mais eficiente. Entre as opções disponíveis estão as codificações ISO-8859-1, UTF-8 ou Automático.
  • E-mail de destino para teste: e-mail de destino utilizado para testar a comunicação entre o servidor de e-mail e o sistema.
  • Limite de e-mails por hora: limite de envios do endereço de e-mail por hora.
  • Limite de e-mails por dia: limite de envios do endereço de e-mail por dia.

Atenção:

Para realizar a configuração de um endereço de e-mail no sistema, verifique o material individual de cada plataforma. Os dados podem variar de acordo com cada configuração.

Aba Mensagem

Na aba Mensagem, realiza-se a configuração detalhada do conteúdo e formato das mensagens de e-mail a serem enviadas pelo sistema. Esta seção permite personalizar o texto da comunicação por e-mail, garantindo que as mensagens sejam consistentes com a identidade da empresa e eficazes em sua comunicação.

A mensagem configurada nesta aba é utilizada em diversos processos de envio de e-mail do sistema, incluindo:

Campos de configuração

  • Responsável de envio: recomendado utilizar o nome da empresa ou departamento responsável. Constará como o responsável de envio/destinatário na mensagem de e-mail.
  • Assunto: título da mensagem que será enviada ao destinatário.
  • Mensagem: conteúdo da mensagem que será enviada ao cliente.

Aba Fila de E-mails

A aba Fila gerencia a alocação temporária das mensagens de e-mail antes do envio ao destinatário. Esta funcionalidade controla o volume de envios, aplicando filtros por hora e dia conforme os limites estipulados pelo provedor de e-mail. O sistema monitora o status de cada mensagem e organiza o processo de enfileiramento, permitindo uma distribuição otimizada. Isso respeita os limites temporais e evita sobrecargas no servidor de e-mail.

A aba Fila é implementada através do formulário Fila de E-mails. Sua interface apresenta uma grid organizada em linhas e colunas, exibindo os principais dados de cada envio de e-mail. Cada registro na grid corresponde a um e-mail específico, ordenado cronologicamente de acordo com a sequência de enfileiramento e o período programado para envio.

Grid de Fila de E-mails

ColunaDescrição
IDNúmero de identificação do registro, definido automaticamente no sistema.
StatusDefine o status da mensagem conforme o período da qual fica armazenada na fila:
Enviada: a mensagem enviada assume o status de Enviada quando é enviada ao cliente;
Aguardando: a mensagem assume o status de Aguardando quando ainda não foi enviada ao cliente e permanece na fila de e-mails.
E-mailE-mail do destinatário.
NomeNome do cliente do qual recebeu o envio.
AssuntoAssunto da mensagem enviada, cadastrada na aba Mensagem da conta de e-mail SMTP integrada ao sistema.
Data inclusãoData e hora da qual a mensagem foi inclusa na fila.
Data envioData e hora da qual a mensagem saiu da fila de e-mail para ser efetivamente enviada ao cliente.
AnexosRegistra o caminho de onde o arquivo está localizado no sistema de arquivos do software. É o diretório raíz para arquivos do servidor web

Casos de Uso

Configuração padrão de SMTP

A configuração de uma conta de SMTP permite o envio de mensagens no sistema através de métodos manuais e automáticos. Para realizar a configuração de uma conta SMTP no sistema, siga os passos a seguir:

Atenção:

Consulte seu provedor de e-mail para obter as credenciais de autenticação corretas. As informações de configuração podem variar de acordo com o serviço específico contratado.

  1. Acesse o formulário de Contas de E-mail através do caminho: Sistema > CRM > Cadastros > Contas de E-mail;
  2. Clique no botão Novo para registrar o cadastro;
  3. Preencha os campos:
    • Servidor de saída (SMTP): o servidor de saída é responsável pelo processamento e encaminhamento de mensagens do remetente para o destinatário. Insira o servidor de saída do endereço de e-mail utilizado, repassado pelo provedor de e-mail. Alguns exemplos de servidor de saída são: smtp.gmail.com ao utilizar o provedor Gmail, smtp.mail.yahoo.com ao utilizar o provedor Yahoo;
    • E-mail de envio: campo de preenchimento opcional. A partir deste campo, é possível inserir o endereço de e-mail que constará como remetente ao destinatário;
    • Usuário: insira o endereço de e-mail ou o usuário que será utilizado para realizar a autenticação;
    • Senha: insira a senha de acesso do endereço de e-mail/usuário utilizado para realizar a autenticação;
    • Porta: insira a porta que será utilizada para estabelecer a comunicação na integração. Poderá utilizar as portas 465 (SSL) ou 587 (TLS);
    • Requer autenticação: para efetuar a autenticação do e-mail SMTP no sistema, selecione a opção sim;
    • Tipo de segurança: o tipo de segurança deve corresponder à porta utilizada. Caso utilize a porta 465, marque a opção de segurança SSL. Caso utilize a porta 587, marque a opção TLS;
    • Codificação UTF-8: codificação comum de caracteres na web. Marque a opção sim para que a codificação destes caracteres seja ativado, mantendo a configuração correta do conteúdo da mensagem;
    • Forçar codificação: selecione o tipo de codificação de sua preferência. É recomendável utilizar a codificação UTF-8, pois é a formatação mais eficiente. Selecione uma das opções disponíveis, entre elas: ISO-8859-1, UTF-8 ou Automático (se automático, a identificação de codificação é feita automaticamente pelo sistema).
    • E-mail de destino para teste: e-mail de destino para realizar o envio de teste;
    • Limite de e-mails por hora: verifique em seu provedor de e-mail qual o limite de envios por hora da sua conta e insira o valor neste campo;
    • Limite de e-mails por dia: verifique em seu provedor de e-mail qual o limite de envios por dia da sua conta e insira o valor neste campo.

Limite de envio:

Considere o limite diário de envio de e-mails para distribuir adequadamente a quantidade de envios por hora, respeitando as restrições do provedor de e-mails.

  1. Acesse a aba Mensagem para realizar a configuração da mensagem padrão da conta de SMTP integrada. Preencha os campos:
    • Responsável de envio: insira o responsável de envio pela mensagem. É recomendado utilizar o nome da empresa ou departamento responsável;
    • Assunto: insira o assunto da mensagem de e-mail. Será correspondente ao título do e-mail para o destinatário;
    • Mensagem: insira o conteúdo da mensagem de e-mail de e-mail que será enviada ao cliente.
  2. Clique em Salvar para concluir a configuração do E-mail SMTP.

Finalização:

Após concluir o cadastro da conta de e-mail, clique em Enviar E-mail Teste para validar a comunicação com a plataforma. Ao realizar o envio, se bem-sucedido, o sistema exibirá a mensagem: ‘E-mail enviado com sucesso para (e-mail de destino para teste)!‘. Esta confirmação indica que a autenticação foi realizada com êxito, e você poderá utilizar o SMTP para efetuar os envios de e-mail.

Fluxo de Trabalho

graph TD
    A[Acessar Contas de E-mail SMTP] --> B[Preencher Campos Obrigatórios]
    B --> C[Configurar Modelo de Mensagem]
    C --> D[Definir Limites de Envio]
    D --> E[Enviar E-mail Teste]
    E --> F{Teste Bem-sucedido?}
    F -->|Sim| G[Configuração Concluída]
    F -->|Não| H[Revisar Configurações]
    H --> B

Considerações Finais

A integração de um servidor SMTP no sistema permite automatizar e otimizar o envio de mensagens, desde notificações de sistema até comunicações com clientes. A configuração adequada, incluindo a autenticação correta e o respeito aos limites do provedor, é crucial para garantir a entrega confiável e evitar classificações como spam. O uso de uma fila de e-mails melhora a eficiência, controlando o fluxo de envios e respeitando as restrições do servidor. Com esta integração, as empresas podem melhorar significativamente sua comunicação, aumentando a eficiência operacional e a satisfação do cliente.

Etiquetas

Integracoes IntegracaoSMTP EmailSMTP

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