Parâmetros de Cobrança

Introdução

O formulário de Parâmetros de Cobrança é uma ferramenta essencial para configurar e gerenciar as comunicações automatizadas relacionadas a cobranças através da configuração da Rotina de Cobrança (CRM de Cobrança).

Acesso ao Formulário

Caminho: Sistema > CRM > Cobrança > Parâmetros da cobrança

Entrega de Valor

• Permite automatizar o processo de envio de lembretes de pagamento e cobrança, reduzindo o trabalho manual;
• Padroniza as ações de cobrança, garantindo consistência no tratamento dos clientes;
• Permite personalização das etapas de cobrança de acordo com as necessidades da empresa;
• Melhora a eficiência na recuperação de créditos;

Estrutura do Formulário

O formulário de Parâmetros de Cobrança está organizado em várias seções, cada uma focada em um aspecto específico do processo de cobrança. Esta organização baseia-se nas abas:

1. Geral
2. Pré-cobrança/Lembrete
3. Aviso de cobrança
4. Questionamento de pendência
5. Agendar pagamento
6. Cobrança presencial
7. Enviar Análise de Crédito/Cartório
8. Finalizar cobrança

O formulário se relaciona com os seguintes módulos do sistema:

• Carteira de Cobrança;
• E-mail SMTP;
• Mensagens de E-mail;
• Mensagens Omnichannel (Opa! Suite);
• Mensagens SMS;
• Notificações Push de Cobrança;
• Ordem de Serviço de Cobrança;
• Modelos de Documentos (Carta de Cobrança);
• Integrações de Análise de Crédito

Aba Geral

Na aba Geral contém as pré-definições principais de qual carteira de cobrança o sistema considerará os boletos gerados para envio de notificações e inclusão nos processos de cobrança e configuração do log de confirmação de execução da rotina.

Campos:

• Carteira de cobrança: refere-se à carteira de cobrança da qual o sistema considerará os títulos para executar as ações configuradas;
• Trata cobrança por título: define se a cobrança será agrupada ou individual a cada título em aberto;
• E-mail destinatário do log: e-mail destinatário que receberá a notificação de confirmação de execução da rotina de cobrança;
• SMTP envio log: conta de E-mail SMTP da qual irá realizar o envio da confirmação de execução da rotina;
• Enviar notificação push: define o envio de notificações através do aplicativo Central do Assinante.

Aba Pré-Cobrança/Lembrete

Na aba Pré-Cobrança/Lembrete, são configuradas as mensagens a serem enviadas antes do vencimento, portanto, deve definir a quantidade de vezes e dias antes do vencimento em que este contato será realizado. Esta aba está dividida em duas seções: Automático e Envio de boletos.

Campos:

• E-mail para enviar antes de entrar em cobrança: mensagem de e-mail que definirá o lembrete de vencimento do boleto em aberto;
• Mensagem omnichannel (Pré-cobrança): mensagem omnichannel que definirá o lembrete de vencimento do boleto em aberto;
• SMS para enviar antes de entrar na cobrança: mensagem de SMS que definirá o lembrete de vencimento do boleto em aberto;
• Notificação push para enviar antes de entrar na cobrança:** Notificações Push de Cobrança que definirá o lembrete de vencimento do boleto em aberto;
• Intervalo de dias para executar os lembretes antes do vencimento: quantidade de dias antes do vencimento da qual as mensagens configuradas nesta aba serão enviadas ao cliente.
• Anexar boletos: permite o anexo de boletos em envios de e-mail.

Aba Aviso de cobrança

A aba de aviso de cobrança é a primeira etapa da cobrança e é um passo obrigatório para o cliente avançar para as demais etapas.

Campos:

• Dia para executar: quantidade de dias em atraso que os clientes precisam atingir para serem considerados em cobrança.
• E-mail: mensagem de e-mail que será enviada ao cliente quando entrar em cobrança;
• SMS: mensagem de SMS que será enviada ao cliente quando entrar em cobrança;
• Mensagem omnichannel (Aviso de cobrança): mensagem omnichannel que será enviada ao cliente quando entrar em cobrança;
• Notificação Push: mensagem de notificação push que será enviada ao cliente quando entrar em cobrança;
• Ordem de serviço: Ordem de Serviço de Cobrança que será aberta automaticamente para o setor responsável pelas cobranças.

Aba Questionamento de pendência

A aba Questionamento de Pendência é a segunda etapa da cobrança. Nela, o cliente que recebeu o aviso de cobrança e não realizou o pagamento avança para as ações desta fase. Esta fase permite notificar o cliente para incentivá-lo à esclarecer, ou justificar a falta de pagamento da dívida, visando resolver a pendência.

Campos:

• Dia para executar: quantidade de dias em atraso que os clientes precisam atingir para serem considerados nesta etapa;
• E-mail: mensagem de e-mail que será enviada ao cliente quando atingir esta etapa;
• SMS: mensagem de SMS que será enviada ao cliente quando atingir esta etapa;
• Mensagem omnichannel (Aviso de cobrança): mensagem omnichannel que será enviada ao cliente quando atingir esta etapa;
• Notificação Push: mensagem de notificação push que será enviada ao cliente quando atingir esta etapa;
• Ordem de serviço: Ordem de Serviço de Cobrança que será aberta automaticamente para o setor responsável pelas cobranças.
• Tipo contato padrão: definição do tipo de contato para execução manual;
• Dias para próxima ação: definição de quantidade de dias até a próxima ação para execução manual.

Aba Agendar pagamento

A aba Agendar Pagamento é a terceira etapa da cobrança. Nela, o cliente que recebeu o Questionamento de Pendência e não realizou o pagamento avança para as ações desta fase. Esta fase visa uma possível negociação com o cliente inadimplente.

Campos:

• Dia para executar: quantidade de dias em atraso que os clientes precisam atingir para serem considerados nesta etapa;
• E-mail: mensagem de e-mail que será enviada ao cliente quando atingir esta etapa;
• SMS: mensagem de SMS que será enviada ao cliente quando atingir esta etapa;
• Mensagem omnichannel (Aviso de cobrança): mensagem omnichannel que será enviada ao cliente quando atingir esta etapa;
• Notificação Push: mensagem de notificação push que será enviada ao cliente quando atingir esta etapa;
• Ordem de serviço: Ordem de Serviço de Cobrança que será aberta automaticamente para o setor responsável pelas cobranças.
• Tipo contato padrão: definição do tipo de contato para execução manual;
• Dias para próxima ação: definição de quantidade de dias até a próxima ação para execução manual.

Aba Cobrança presencial

A aba Cobrança Presencial é a quarta etapa da cobrança. Nela, o cliente que recebeu o aviso na etapa de Agendar pagamento e não realizou o pagamento, avança para as ações desta fase. Esta fase visa estabelecer um contato direto com o cliente devedor, quando as tentativas remotas de contato não tiveram sucesso. Uma carta de cobrança pode ser enviada ao cliente para registrar formalmente a pendência financeira e solicitar o pagamento.

• Dia para executar: quantidade de dias em atraso que os clientes precisam atingir para serem considerados nesta etapa;
• E-mail: mensagem de e-mail que será enviada ao cliente quando atingir esta etapa;
• SMS: mensagem de SMS que será enviada ao cliente quando atingir esta etapa;
• Mensagem omnichannel (Aviso de cobrança): mensagem omnichannel que será enviada ao cliente quando atingir esta etapa;
• Notificação Push: mensagem de notificação push que será enviada ao cliente quando atingir esta etapa;
• Ordem de serviço: Ordem de Serviço de Cobrança que será aberta automaticamente para o setor responsável pelas cobranças;
• Tipo contato padrão: definição do tipo de contato para execução manual;
• Dias para próxima ação: definição de quantidade de dias até a próxima ação para execução manual.
• Modelo carta cobrança: Modelos de Documentos (Carta de Cobrança) de carta de cobrança a ser enviada ao cliente inadimplente;
• Servidor de e-mail para envio das cartas ao administrador financeiro: servidor de e-mail que enviará a carta de cobrança ao responsável;
• E-mail do Adm. para envio das cartas: endereço de e-mail destinatário para o envio das cartas de cobrança;
• Anexar boleto a carta de cobrança: define se o boleto será anexado à carta de cobrança.

Aba Enviar Análise de Crédito/Cartório

A aba Enviar Análise de Crédito/Cartório é a quinta etapa da cobrança. Nela, o cliente que recebeu o aviso na etapa de Cobrança presencial e não realizou o pagamento, avança para as ações desta fase. Esta fase visa encaminhar informações de clientes inadimplentes para órgãos de proteção ao crédito ou para um cartório de protesto. Permite realizar uma Negativação Automática através do uso de Integrações de Análise de Crédito.

• Dia para executar: quantidade de dias em atraso que os clientes precisam atingir para serem considerados nesta etapa;
• E-mail: mensagem de e-mail que será enviada ao cliente quando atingir esta etapa;
• SMS: mensagem de SMS que será enviada ao cliente quando atingir esta etapa;
• Mensagem omnichannel (Aviso de cobrança): mensagem omnichannel que será enviada ao cliente quando atingir esta etapa;
• Notificação Push: mensagem de notificação push que será enviada ao cliente quando atingir esta etapa;
• Ordem de serviço: Ordem de Serviço de Cobrança que será aberta automaticamente para o setor responsável pelas cobranças;
• Negativar automaticamente: permite configurar a negativação automática ao usar Integrações de Análise de Crédito;
• Tipo contato padrão: definição do tipo de contato para execução manual;
• Dias para próxima ação: definição de quantidade de dias até a próxima ação para execução manual.

Aba Finalizar Cobrança

A aba Finalizar Cobrança corresponde à etapa final da cobrança, isto é, quando a cobrança é finalizada. A cobrança pode ser finalizada a partir de três ações: baixa, cancelamento ou renegociação do boleto em cobrança.

Campos: Seção Baixa de contas a receber

• E-mail: mensagem de e-mail que será enviada ao cliente ao ocorrer o pagamento do boleto;
• SMS: mensagem de SMS que será enviada ao cliente ao ocorrer o pagamento do boleto;
• Mensagem omnichannel (Aviso de cobrança): mensagem omnichannel que será enviada ao cliente ocorrer o pagamento do boleto;
• Notificação Push: mensagem de notificação push que será enviada ao cliente ao ocorrer o pagamento do boleto;
• Ordem de serviço: Ordem de Serviço de Cobrança que será aberta automaticamente para o setor responsável pelas cobranças ao ocorrer o pagamento do boleto.

Seção Cancelamento de contas a receber

• E-mail: mensagem de e-mail que será enviada ao cliente ao ocorrer o cancelamento do boleto;
• SMS: mensagem de SMS que será enviada ao cliente ao ocorrer o cancelamento do boleto;
• Mensagem omnichannel (Aviso de cobrança): mensagem omnichannel que será enviada ao cliente ocorrer o cancelamento do boleto;
• Notificação Push: mensagem de notificação push que será enviada ao cliente ao ocorrer o cancelamento do boleto;
• Ordem de serviço: Ordem de Serviço de Cobrança que será aberta automaticamente para o setor responsável pelas cobranças ao ocorrer o cancelamento do boleto.

Seção Renegociação de contas a receber

• E-mail: mensagem de e-mail que será enviada ao cliente ao ocorrer a renegociação do boleto;
• SMS: mensagem de SMS que será enviada ao cliente ao ocorrer a renegociação do boleto;
• Mensagem omnichannel (Aviso de cobrança): mensagem omnichannel que será enviada ao cliente ocorrer a renegociação do boleto;
• Notificação Push: mensagem de notificação push que será enviada ao cliente ao ocorrer a renegociação do boleto;
• Ordem de serviço: Ordem de Serviço de Cobrança que será aberta automaticamente para o setor responsável pelas cobranças ao ocorrer a renegociação do boleto.

Seção Remover negativações de análise de crédito

• Remover automaticamente: permite remover uma negativação realizada automaticamente, desde que ocorra a baixa do pagamento;
• E-mail: mensagem de e-mail que será enviada ao cliente ao ocorrer a remoção da negativação;
• SMS: mensagem de SMS que será enviada ao cliente ao ocorrer a remoção da negativação;
• Mensagem omnichannel (Aviso de cobrança): mensagem omnichannel que será enviada ao cliente ocorrer remoção da negativação;
• Notificação Push: mensagem de notificação push que será enviada ao cliente ao ocorrer a remoção da negativação;
• Ordem de serviço: Ordem de Serviço de Cobrança que será aberta automaticamente para o setor responsável pelas cobranças ao ocorrer a remoção da negativação.
• E-mail de destino: e-mail de um colaborador da empresa que receberá a notificação de remoção das negativações.

Campos Obrigatórios

Os campos obrigatórios estão relacionados à configuração e método de cobrança aplicada para execuções automáticas e manuais da ferramenta de Rotina de Cobrança, sendo eles:

Campo	Descrição
ID	Identificador único do registro, gerado automaticamente
Trata cobrança por título	Define se a cobrança será tratada individualmente por título ou se será agrupada em mais de uma cobrança
Anexar boleto (aba Pré-cobrança/Lembrete)	Define se o boleto será anexado ao conteúdo da mensagem de e-mail quando a mensagem for enviada ao cliente
Tipo contato padrão (aba Aviso de cobrança; seção Manual)	Parametrização para a execução manual das cobranças. Se refere ao tipo de contato efetuado neste determinado passo da cobrança
Tipo contato padrão (aba Questionamento de pendência; seção Manual)	Parametrização para a execução manual das cobranças. Se refere ao tipo de contato efetuado neste determinado passo da cobrança
Tipo contato padrão (aba Agendar pagamento; seção Manual)	Parametrização para a execução manual das cobranças. Se refere ao tipo de contato efetuado neste determinado passo da cobrança
Tipo contato padrão (aba Cobrança presencial; seção Manual)	Parametrização para a execução manual das cobranças. Se refere ao tipo de contato efetuado neste determinado passo da cobrança
Tipo contato padrão (aba Cobrança presencial; seção Manual)	Parametrização para a execução manual das cobranças. Se refere ao tipo de contato efetuado neste determinado passo da cobrança

Casos de uso

Os parâmetros de cobrança são utilizados para realizar a configuração da Rotina de Cobrança (CRM de Cobrança).

Guia instrutivo:

Confira o manual de configuração para aplicar as parametrizações: Rotina de Cobrança (CRM de Cobrança).

Funcionalidades principais

Automatização da Cobrança

Uma vez configurados, os parâmetros permitem que o sistema execute automaticamente as ações de cobrança conforme as regras estabelecidas, reduzindo erros humanos e otimizando o tempo e a gestão destes processos.

Envio de Mensagens Personalizadas

Permite realizar o envio de mensagens personalizadas a partir de integrações de canais de comunicação, melhorando a comunicação com o cliente, bem como sua experiência ao consumir o serviço ofertado. Os canais de comunicação integram a partir da API do sistema, sendo eles:

• Mensagens de e-mail enviadas por um SMTP;
• Mensagens de SMS/WhatsApp enviadas por Gateway de SMS (envio por SMS e conversão para WhatsApp);
• Mensagens omnichannel enviadas pela integração com o Opa!Suite (envio para WhatsApp);
• Mensagens de notificação push, a partir do uso do app Central do Assinante.

Parametrização de Envios Antes e Após o Vencimento

Permite realizar o envio periódico das mensagens antes e após o vencimento, aprimorando o contato com o cliente, viabilizando uma estratégia focada no usuário, evitando atrasos nos pagamentos, melhorando o fluxo de caixa e aprimorando o gerenciamento de clientes inadimplentes.

Abertura de Ordens de Serviço para o Setor de Cobrança Responsável

Permite implementar estratégias de contato ao cliente por parte do setor de cobrança, gerando maior organização entre os setores internos, registrando o trabalho de cobrança executado. Padroniza os procedimentos de cobrança dentro da empresa e formaliza o processo de cobrança.

Confira:

• Ordem de Serviço de Cobrança.

Duplicar Parâmetro

Possibilita criar uma cópia de uma configuração existente para modificação sem afetar a original, facilitando a configuração de outros parâmetros de forma padronizada.

Habilitar/Desabilitar Todos

Permite ativar ou desativar todas as configurações de cobrança de uma só vez.

Fluxo de Trabalho

flowchart TD
    A[Emitir Fatura] --> B[Enviar Fatura para o Cliente]
    B --> C{Pagamento Recebido?}
    C -- Sim --> D[Confirmar Recebimento do Pagamento]
    D --> E[Fim]
    C -- Não --> F[Enviar Lembrete de Pagamento]
    F --> G{Pagamento Recebido?}
    G -- Sim --> D
    G -- Não --> H[Enviar Segunda Notificação]
    H --> I{Pagamento Recebido?}
    I -- Sim --> D
    I -- Não --> J[Entrar em Contato com o Cliente]
    J --> K{Pagamento Recebido?}
    K -- Sim --> D
    K -- Não --> L[Encaminhar para Cobrança Judicial]
    L --> E

Considerações Finais

A configuração adequada dos Parâmetros de Cobrança é crucial para um processo de cobrança eficiente. Recomenda-se revisar e ajustar periodicamente estas configurações para otimizar os resultados.

Dicas para Otimização

• Personalize as mensagens de cobrança para diferentes segmentos de clientes
• Ajuste os intervalos de tempo entre as etapas de cobrança com base no histórico de pagamentos
• Utilize análises de dados para identificar padrões e melhorar as estratégias de cobrança

Etiquetas

Cobranca CRM Financeiro Integracoes Email SMS Omnichannel

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