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Envio de Boletos por E-mail pelo Relatório de Emissão de Boletos

Introdução

O Relatório de Emissão de Boletos é uma ferramenta que, além de favorecer a coleta de dados financeiros, também permite o envio de boletos por e-mail, simplificando o processo de comunicação financeira com os clientes. Ele oferece uma visão detalhada dos boletos emitidos, permitindo não apenas um controle eficiente das cobranças, mas também uma comunicação personalizada.

Por meio deste recurso, os boletos podem ser enviados diretamente via E-mail SMTP, utilizando mensagens configuráveis para atender às necessidades específicas de cada cliente. Essa funcionalidade não apenas facilita a gestão do fluxo de caixa, como também assegura rapidez e eficiência na entrega dos boletos, aprimorando a experiência do cliente e fortalecendo os vínculos comerciais.

Acesso à Funcionalidade

Caminho: Relatórios > Relatórios financeiros > Relatórios de saída > Emissão de boletos > Enviar por E-mail

Requisitos de Uso

Para realizar o envio de Mensagens de E-mail, é necessário possuir uma integração de E-mail SMTP cadastrada.

Provedores de e-mail que são compatíveis com o sistema:

Entrega de Valor

  • Permite o envio massivo de notificações financeiras;
  • Permite o envio de dados de cobrança do tipo Pix, ao utilizar a carteira de cobrança modobank - Pix Avulso;
  • Permite o envio para determinada cartela de clientes, baseado nos filtros aplicados no relatório;
  • Otimiza tempo gasto com tarefas administrativas;
  • Melhora a comunicação com clientes e a gestão de recebíveis.

Estrutura do Relatório

O relatório de Emissão de Boletos centraliza as informações relacionadas à emissão e gerenciamento de cobranças financeiras, oferecendo uma visão completa dos boletos emitidos e das informações associadas. Sua interface principal é composta por uma tela de filtros e botões de ação posicionados na parte superior, facilitando a navegação e a execução de tarefas no relatório.

Essa funcionalidade está organizada em uma guia composta por duas abas, cada uma voltada para aspectos específicos do gerenciamento de boletos, garantindo maior clareza e eficiência no uso da ferramenta.

  • Aba Filtros;
  • Aba Opções.

Cada aba contém critérios de seleção específicos (filtros) que permitem personalizar a geração e distribuição dos dados. As funcionalidades disponíveis no relatório incluem:

  1. Listar faturas;
  2. Imprimir;
  3. Enviar por E-mail;
  4. Enviar por SMS;
  5. Comunicação com Gateway;
  6. Baixar arquivo gráfica SCM.

Estes botões de ação permitem executar diversas operações com base nos filtros selecionados, oferecendo flexibilidade na manipulação e distribuição das informações de faturamento. Para realizar o envio de mensagens por e-mail, a operação de Enviar por E-mail é utilizada.

Como Realizar o Envio de Boletos por E-mail

O envio de boletos por e-mail de forma massiva, através do relatório de Emissão de Boletos consiste nas etapas:

Atenção:

Antes de realizar o envio dos boletos, certifique-se de que existem boletos gerados na carteira de cobrança filtrada, com os critérios utilizados nos filtros do relatório de Emissão de Boletos.

Passo 1: Configuração do SMTP e Mensagem de E-mail

Configure uma conta de e-mail SMTP e sua respectiva mensagem a ser enviada ao cliente conforme os passos a seguir:

  1. Acesse o formulário de E-mail SMTP através do caminho: Configurações > Integrações > E-mail SMTP;
  2. Clique no botão Novo para cadastrar uma nova mensagem ou em Editar para editar uma conta de e-mail já cadastrada;
  3. Para cadastrar uma nova conta, preencha os campos:
    • Servidor de saída: insira o servidor de e-mail responsável por enviar mensagens a partir de um endereço de e-mail;
    • Usuário: insira o endereço de e-mail completo que realizará os envios de e-mail. Responsável pela autenticação no sistema;
    • Senha: insira a senha de acesso ao endereço de e-mail. Chave associada ao e-mail para autenticação;
    • Porta: indique o canal de comunicação utilizado para a conexão entre o endereço de e-mail e o servidor de e-mail. Ao utilizar a porta 587, marque o tipo de segurança como TLS, ao utilizar a porta 465, marque a opção SSL;
    • Requer autenticação: marque como sim;
    • Tipo de segurança: forma de criptografia usada para proteger a comunicação entre o endereço de e-mail e o servidor de e-mail. Ao utilizar a porta 587, marque o tipo de segurança como TLS, ao utilizar a porta 465, marque a opção SSL;
    • Codificação UTF-8: relacionado à leitura de caracteres especiais. Marque como sim;
    • Forçar codificação: marque a opção UTF-8;
    • E-mail de destino para teste: insira um e-mail destinatário para efetuar o teste de envio;
    • Limite de e-mails por hora: verifique com o provedor de e-mails o limite de envios por hora do endereço de e-mail e insira neste campo;
    • Limite de e-mails por dia: verifique com o provedor de e-mails o limite de envios por dia do endereço de e-mail e insira neste campo;
  4. Acesse a aba Mensagem e preencha os campos:
    • Assunto: insira o assunto da mensagem de e-mail. Será apresentada como título da mensagem ao destinatário;
    • Mensagem: insira o conteúdo da mensagem de e-mail que será enviada ao cliente. Insira variáveis financeiras conforme necessário.

Atenção:

Recomenda-se configurar uma mensagem neutra, pois esta será utilizada como padrão para todos os envios manuais de cunho financeiro, ao utilizar o relatório de Emissão de Boletos. A mensagem deve ser apropriada tanto para comunicações antes quanto após o vencimento, garantindo sua versatilidade em diferentes situações.

Dica:

Consulte o manual informativo sobre as variáveis que podem ser utilizadas no envio de e-mail através do relatório de Emissão de Boletos: Variáveis de E-mail - Emissão de Boletos.

  1. Clique em Salvar para validar e concluir a configuração da conta de e-mail e da mensagem relacionada.

Passo 2: Parametrização da Mensagem para Envio Manual de Boletos

É necessário realizar a parametrização de um servidor de e-mail padrão para envios através do relatório de emissão de boletos. Considerando o E-mail SMTP parametrizado anteriormente, siga os passos a seguir:

  1. Acesse o formulário de Parâmetros Financeiro através do caminho: Configurações > Parâmetros > Parâmetros financeiro;
  2. No campo Servidor de e-mail para vários boletos e faturas, clique na lupa e selecione o E-mail SMTP previamente cadastrado. O sistema irá considerar as configurações do SMTP e sua respectiva mensagem configurada;
  3. Clique em Salvar para validar as modificações.

Passo 3: Envio pelo Relatório de Emissão de Boletos

Uma vez que o E-mail SMTP esteja devidamente configurado e parametrizado, o sistema estará pronto para realizar envios utilizando as informações fornecidas. Siga os passos a seguir para realizar o envio das mensagens:

  1. Acesse o Relatório de Emissão de Boletos através do caminho: Relatórios > Relatórios financeiros > Relatórios de Saída > Emissão de boletos;

  2. Na aba Filtros, aplique os filtros necessários;

    Campos principais:

    • Carteira de cobrança: clique na lupa e selecione a carteira de cobrança da qual os boletos que deseja enviar estão gerados;
    • Data emissão inicial e final: o sistema permite inserir a data de emissão dos boletos. Se necessário, filtre por período de emissão preenchendo a data inicial e a data final de emissão;
    • Data vencimento inicial e final: filtre pela data de vencimento inicial e final para o sistema considerar os boletos com data de emissão no período filtrado;
    • Status dos títulos: indique o status dos títulos que deseja enviar a mensagem. Caso sejam boletos em aberto, filtre pelo status Abertos.

  3. Com os filtros aplicados, clique em Listar faturas > Padrão para visualizar quais clientes serão indicados na listagem;

  4. Na sequência, após conferir os clientes listados, clique em Enviar por E-mail para efetivar os disparos.

  5. Após realizar a requisição de envio, o sistema apresentará um relatório apresentando os clientes que receberão estas mensagens. As mensagens serão armazenadas na Fila de E-mails e serão enviadas conforme definidos os limites de envio por hora e por dia.

Importante:

Certifique-se de que existem boletos gerados na carteira de cobrança filtrada.

Dica:

Após realizar o envio, monitore a Fila de E-mails e envios realizados registrados em Log de E-mail.

Cobranças Pix:

Para realizar o envio e cobranças Pix, utilize o filtro no relatório para selecionar a carteira de cobrança configurada para emitir e gerar cobranças do tipo Pix. Certifique-se de que as cobranças foram emitidas corretamente antes de prosseguir.
No cenário de envio de cobranças do tipo Pix, o sistema irá considerar o servidor de e-mail para Envio de Pix por E-mail, localizado em Configurações > Parâmetros > Parâmetros financeiro > Servidor de e-mail pix.

Fluxos de Trabalho

graph TD
    A[Início] --> B[Configurar E-mail SMTP]
    B --> C[Criar mensagem para o e-mail]
    C --> D[Parametrizar servidor de e-mail nos Parâmetros Financeiro]
    D --> E[Acessar relatório de Emissão de Boletos]
    E --> F[Aplicar filtros no relatório]
    F --> G[Enviar boletos por e-mail]
    G --> H[E-mails passam pela fila de e-mails]
    H --> I[E-mails são enviados e registrados no Log de e-mails]
    I --> J[Fim]

Considerações Finais

O Relatório de Emissão de Boletos é uma ferramenta eficiente para a gestão financeira da empresa, simplificando o processo de emissão e envio de boletos, inclusive para cobranças Pix. Sua interface intuitiva e funcionalidades avançadas, como o envio massivo e o envio direcionado para clientes específicos, otimizam significativamente o tempo e a comunicação com os clientes. Ao utilizar este relatório, a empresa garante um controle mais preciso das cobranças e um fluxo de caixa mais organizado, promovendo uma gestão financeira mais ágil e eficaz.

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