Guia Pratico do Centro de Custos
Introdução
O Centro de Custo é uma ferramenta fundamental para o controle e gestão financeira, permitindo acompanhar e analisar de forma detalhada as despesas e receitas de departamentos, projetos ou áreas específicas da organização. Essa funcionalidade é crucial para avaliações precisas do desempenho financeiro, facilitando decisões estratégicas mais embasadas.
Benefícios
- Controle Financeiro: Permite monitorar detalhadamente os gastos, facilitando a identificação de áreas que necessitam de ajustes.
- Alocação de Recursos: Contribui para uma distribuição eficiente dos recursos, minimizando desperdícios.
- Decisões Estratégicas: Fornece dados precisos que apoiam escolhas informadas sobre cortes ou novos investimentos.
- Maior Transparência e Prestação de Contas: Facilita a rastreabilidade dos custos, promovendo maior clareza nas finanças.
- Precificação Precisa: Auxilia na definição de preços de produtos e serviços fundamentados nos custos reais, garantindo competitividade e sustentabilidade.
Configurações Necessárias para Utilizar o Centro de Custos
Para utilizar essa funcionalidade, é necessário configurar o sistema e estruturar o centro de custo conforme as necessidades e a organização da empresa. Para isso, siga as orientações abaixo:
Passo 1: Habilitar Centro de Custos
- Acesse o menu Configurações → Empresa → Filiais;
- Siga para aba “Centro de custos”;
- No campo “Utilizar Centro de custos”, selecione a opção “Sim”;
- Em seguida, clique em “Salvar”.
Atenção
Ao marcar o campo como Sim, será obrigatório informar o Centro de custos nas movimentações de entrada compra do contas a pagar.
Passo 2: Cadastrar de Centro de Custos
O cadastro tem como objetivo permitir o início efetivo do controle por meio do centro de custos. Sem essa etapa, não haverá dados disponíveis para vincular às movimentações.
Passo a Passo: Como Cadastrar Novo Centro de Custos
- Acesse o menu Sistema → Contabilidade → Centro de custos e Resultados → Centro de custos;
- Clique no botão “Novo” e preencha os campos:
- Código: Informe um código de identificação do cadastro.
- Descrição: Informe o nome de identificação do cadastro. Exemplo: Setor de Compras.
- Status: Selecione a opção “Ativo”.
- Após preencher os campos, clique em “Salvar”.
Dica
Não é necessário cadastrar mais de um centro de custos com a mesma descrição, pois é possível utilizar o mesmo centro de custo em mais de uma categoria.
Passo 3: Cadastro de Categoria
O cadastro de centro de custos por categoria atende empresas que desejam uma visualização específica de projetos, produtos ou até mesmo filiais. Essa estrutura permite um controle mais detalhado dos gastos e investimentos em cada área.
Exemplo:
Projeto de Expansão da Empresa: Um provedor de internet pode criar uma categoria específica para acompanhar os investimentos na ampliação da rede em novas regiões.
Passo a Passo: Como Cadastrar uma Nova Categoria
- Acesse o menu Sistema → Contabilidade → Centro de custos e Resultados → Categoria;
- Clique em “Novo” e preencha os campos:
- Código: Informe um código de identificação do cadastro.
- Descrição: Informe o nome de identificação do cadastro. Exemplo: Expansão de rede.
- Status: Selecione a opção “Ativo”.
- Clique em Salvar e siga para a aba “Centro de custos”;
- Clique em “Novo” e preencha o campo:
- Centro de Custo: Informe o centro de custo que deseja vincular a categoria;
- Em seguida, clique em “Salvar”;
- Repita o processo caso deseje vincular mais de um centro de custo a essa categoria;
- Após vincular todos os registros desejados, clique em “Salvar”.
Passo 4: Cadastro de Critério de Rateio
O critério de rateio é um método utilizado para distribuir custos, receitas ou recursos entre diferentes setores, produtos, serviços ou centros de custo em uma organização. Ele garante que a alocação reflita a real utilização ou o consumo dos itens rateados.
Observação
O critério de rateio poderá ser vinculado às movimentações do contas a pagar, entrada de compras, além dos cadastros de colaboradores e produtos.
Passo a Passo: Como Cadastrar um Novo Critério de Rateio
- Acesse o menu Sistema → Contabilidade → Centro de custos e Resultados → Critérios de rateio;
- Clique em “Novo” e preencha os campos:
- Descrição: Informe o nome de identificação do cadastro. Exemplo: Rateio Administrativo.
- Status: Selecione a opção Ativo.
- Clique em “Salvar”;
- Siga para a aba “Centro de Custos” e preencha os campos:
- Centro de Custos: Informe o centro de custo vinculado ao rateio;
- Porcentagem: Informe o valor da porcentagem que será aplicado ao rateio.
- Após preencher os campos, clique em “Salvar”.
- Repita o processo e vincule os demais rateios, em seguida clique em “Salvar”.
Atenção
O percentual de rateio deve totalizar exatamente 100%. Caso esse valor não seja atingido, não será possível salvar o registro. Para facilitar a identificação, o sistema sinaliza em verde quando o percentual está correto e em vermelho quando o valor é diferente de 100%.
Passo 5: Cadastro de Produto
O vínculo do centro de custos no cadastro do produto tem como objetivo otimizar o processo diário, eliminando a necessidade de realizar a associação manual em cada movimentação.
Passo a Passo: Como Vincular Centro de Custos no Produto
- Acesse Menu Sistema → Cadastros → Produtos;
- Localize e selecione o produto desejado e clique em “Editar”;
- Siga para aba “Planejamento”;
- No campo “Centro de custos” vincule o registro desejado;
- Em seguida, clique em “Salvar”.
Atenção
O preenchimento do centro de custos no cadastro do produto não é obrigatório. No entanto, sempre que esse produto for utilizado em uma movimentação de entrada de compra, será necessário informar manualmente a qual centro de custos ele estará vinculado.
Vínculo com Entrada (Compra)
O vínculo de centro de custos com entrada de compra permite associar custos específicos aos produtos durante o processo de compra, facilitando o controle e a gestão financeira da empresa.
Passo a Passo: Como Vincular Centro de Custos na Entrada (Compra) de Forma Manual
- Acesse menu Sistema → Entrada → Compra;
- Selecione a entrada desejada e clique em “Editar”;
- Siga para aba “Produtos” e clique no botão “Centro de custos”;
- Na coluna produto, selecione um dos produtos e clique no botão “Adicionar”;
- Em seguida, preencha o campo:
- Centro de custos: Informe o registro que deseja vincular ao produto;
- Para concluir, clique em “Salvar”.
Vínculo com Contas a Pagar
O vínculo entre o centro de custos e as contas a pagar permite uma distribuição precisa das despesas, garantindo um controle financeiro mais eficiente e organizado. Isso possibilita identificar onde os recursos estão sendo utilizados, facilitando o planejamento e a tomada de decisões estratégicas.
Passo a Passo: Como Vincular Centro de Custos no Contas a Pagar de Forma Manual
- Acesse menu Sistema > Pagar > Contas a pagar;
- Selecione o registro desejado e clique em “Editar”;
- Localize a seção “Centro de Custos” e preencha os campos:
- Definir regra: Selecione a opção Centro de custos;
- Custos no Contas: Informe o centro de custo desejado;
- Em seguida, clique em “Salvar”.
Passo a Passo: Como Vincular Centro de Custos no Contas a Pagar de Forma Manual (Critério de rateio)
- Acesse menu Sistema > Pagar > Contas a pagar;
- Selecione o registro desejado e clique em “Editar”;
- Localize a seção “Centro de Custos” e preencha os campos:
- Definir regra: Selecione a opção Critério de rateio;
- Critério de rateio: Informe o critério de rateio desejado;
- Após preencher os campos, clique em “Salvar”;
Observação
Ao selecionar a opção de critério de rateio, será habilitado a aba Critério de rateio, permitindo visualizar os centros de custos vinculados e suas respectivas porcentagens. O valor da despesa será automaticamente distribuído entre os centros de custos conforme o critério definido.
Fluxos de Trabalho
graph TD A[Início] --> B[Habilitar Centro de Custos] B --> C[Cadastrar Centro de Custos] C --> D[Cadastrar Categoria] D --> E[Cadastrar Critério de Rateio] E --> F[Vincular aos Módulos] F --> G[Fim]
Considerações Finais
O Centro de Custo é uma ferramenta essencial para o controle financeiro empresarial, permitindo uma visão clara e organizada dos gastos e receitas por departamento. Sua correta implementação e utilização são fundamentais para uma gestão financeira eficiente.
Etiquetas
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