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IXC Assina v2

Introdução

Definição – IXC Assina:

O IXC Assina v2 é uma solução de assinatura eletrônica integrada ao sistema IXC Provedor, desenvolvida especialmente para provedores de internet. Com ela, é possível assinar contratos e termos de forma totalmente digital, prática e segura, o que agiliza o processo com os clientes finais e facilita a coleta de informações.

O IXC Assina no sistema IXC Soft permite a gestão de assinaturas de contrato de forma ágil e remota. A funcionalidade possibilita gerar o documento do contrato e enviar o link de assinatura digital ao cliente por e-mail ou via WhatsApp. Durante o processo, são solicitados dados específicos, como foto do documento de identidade, selfie do contratante e a própria assinatura, garantindo a validade jurídica do contrato. Além disso, o IXC Assina coleta informações como o endereço de IP, dispositivo utilizado, geolocalização e outros dados relevantes. Essa integração proporciona um processo ágil e melhora a experiência do cliente com a empresa.

Acesso ao Formulário:

Caminho: Configurações > Integrações > Integrações Assinatura Digital

Requisitos de Uso

Módulo

A contratação de um módulo é necessária para a liberação da integração no sistema IXC. Para realizar a contratação do módulo, entre em contato conosco mediante um atendimento direcionado ao departamento Administrativo Financeiro.

Operacional

Para utilizar esta funcionalidade, é necessário atender a pelo menos uma das seguintes condições:

  • Ser cliente Opa! Suite: Para enviar contratos para assinatura via WhatsApp, é necessário utilizar a integração Omnichannel, disponível exclusivamente para clientes Opa! Suite.
  • Conta de [E-mail SMTP](menu configuracoes/integracoes/e-mail smtp/e-mail smtp): Para encaminhar contratos e links de assinatura digital por e-mail, é necessário configurar uma integração de E-mail SMTP no sistema.

Cadastro do Cliente

Campos necessários no cadastro do cliente:

  • CPF/CNPJ: Obrigatório para envio do link de assinatura, para a identificação do signatário;
  • E-mail: Necessário para receber o link de assinatura caso a opção de envio seja por E-mail SMTP;
  • Telefone Celular: Necessário para receber o link de assinatura caso a opção de envio seja via WhatsApp (Integração Omnichannel com Opa! Suite).
  • Configuração prévia de Modelo de Contrato do Cliente: É necessário realizar a configuração de um Modelo de Contrato personalizado para cada tipo de contrato, conforme a necessidade da empresa. Este documento será enviado ao cliente no ato da geração e envio do link de assinatura digital, portanto, precisa ser configurado antes do envio do link de assinatura digital.

Variáveis de Modelo de Contrato:

O sistema permite utilizar variáveis nos documentos de Modelo de Contrato ao utilizar a integração com o produto IXC Assina. As variáveis são valores dinâmicos, que podem ser substituídos quando existe a variação de uma informação. É possível incluir variáveis para que, ao utilizar um modelo de documento para determinado tipo de contrato, a informação da variável seja preenchida individualmente para cada cliente, com a respectiva informação contratual ou cadastral. Estas informações são preenchidas ao gerar e enviar o link de assinatura digital. Esta funcionalidade facilita a personalização de documentos, garantindo que cada contrato contenha informações precisas e individualizadas para cada cliente, otimizando o processo de geração e ativação de contratos, melhorando a experiência do usuário e do cliente.
Para cadastrar um modelo de contrato no sistema, acesse: Como Cadastrar Modelo de Contrato.

Entrega de Valor

  • Simplificação do processo de assinatura de contratos;
  • Redução de custos com papel e logística;
  • Aumento da segurança e confiabilidade das assinaturas;
  • Melhoria na experiência do cliente;
  • Validade jurídica;
  • Agilidade na formalização de acordos.

Envio do link de assinatura:

Utilizando o IXC Assina, você poderá enviar o contrato para assinatura tanto via WhatsApp quanto por e-mail, proporcionando praticidade e agilidade no processo de assinatura. Além disso, o documento também estará disponível na Central do Assinante.

Pilares da Assinatura Eletrônica

A assinatura eletrônica oferecida pelo IXC Assina se baseia em três pilares essenciais que garantem sua validade legal:

  1. Integridade: Garante que o documento não foi alterado após a assinatura;
  2. Autenticidade: Assegura a identidade de quem assinou o documento;
  3. Não repúdio: Impede que o signatário negue ter assinado o documento.

Dados Coletados na Assinatura do Cliente:

  • Assinatura em tela;
  • IP da rede;
  • Dispositivo utilizado;
  • Geolocalização;
  • Foto de identificação (selfie) com reconhecimento facial;
  • Foto do documento;
  • E-mail do signatário;
  • Telefone do signatário;
  • CPF/CNPJ do signatário.

Estrutura da Integração

A integração da plataforma IXC Assina está estruturada nos seguintes processos:

  1. Contratação do serviço através do contato com o Departamento Comercial - IXC Soft;
  2. Contato com o suporte de Integrações Gerais para realizar a configuração da integração;
  3. Parametrização do Modelo de Contrato e inserção de Variáveis de Modelo de Contrato conforme necessário;
  4. Parametrização do envio de assinatura;
  5. Parametrização de métodos de ativação do contrato.

Contratação e Configuração

Etapas de Contratação

  1. Entre em contato com o setor Comercial para contratar o serviço IXC Assina;
  2. Siga as orientações abaixo para efetuar a integração no sistema:

Configuração da Integração

Passo 1: Configuração da Integração

A configuração da integração do serviço IXC Assina no sistema consiste, inicialmente, no cadastro do Token integração, informação disponível na plataforma plataforma. Este processo promove a comunicação entre as plataformas, permitindo a geração e envio de links de assinatura, bem como a ativação de contratos, através do sistema. Siga os passos abaixo para prosseguir:

  1. Acesse o formulário Integrações de Assinatura Digital através do caminho: Configurações > Integrações > Integrações de Assinatura Digital;
  2. Clique no botão Novo para iniciar o cadastro;
  3. Na aba Integração, preencha os campos:
    • Descrição: insira uma breve descrição da integração para identificação;
    • Integrador: no botão de seleção, indique a opção IXCAssina;
    • Token integração: insira o token integração obtido a partir da geração do token na plataforma.
  4. Acesse a aba Configurações e preencha os campos de acordo com as seções Parâmetros e Assinaturas:

Seção - Parâmetros

  • Método de envio de link de assinatura digital: defina a origem da criação do documento (se através do Contrato do Cliente ou Cadastro de Ordem de Serviço)
  • Foto do documento: defina se a foto do documento será um item obrigatório no ato da assinatura;
  • Foto de identificação: defina a foto de identificação (selfie) será um item obrigatório no ato da assinatura;

Observação:

As obrigatoriedades de assinatura definidas neste local serão padrão, mas também será possível definir em cada contrato sobre como o cliente final irá assinar. Para isso, acesse: menu Sistema > Contrato > Selecione o contrato > Aba Avalista/assinatura digital.

Método de envio:

Contrato: se o método de envio escolhido for Contrato, o link de assinatura será enviado assim que o contrato for criado e salvo, conforme parametrizado na aba Notificações.
Ordem de Serviço/Processo: se o método de envio escolhido for uma Ordem de Serviço, o link de assinatura será enviado assim que uma O.S. com o Assuntos que contenha a opção Integração assinatura digital como Sim, for criada. Confira a documentação: Assinatura digital pela Ordem de Serviço


Seção - Assinaturas

  • Responsável provedor: signatário do provedor (repesentante legal) define um colaborador responsável pela assinatura da empresa;
  • Token usuário API Responsável: configuração de token realizada diretamente na plataforma, relacionada à assinatura do responsável pelo provedor;
  • Testemunha provedor: testemunha signatrário do provedor, define um colaborador como testemunha da assinatura do provedor;
  • Token usuário API testemunha: token disponibilizado na plataforma credenciada, relacionada à assinatura da testemunha do provedor;
  1. Na aba Notificações, defina o método de envio do link de assinatura digital de acordo com as seções Notificações de e-mails e Notificações omnichannel:

Seção Notificações e-mails

  • E-mail marketing: Mensagens de E-mail configurado para o envio do documento ao cliente;
  • E-mail marketing para assinatura da testemunha do cliente: Mensagens de E-mail configurado para o envio do documento à testemunha do cliente;

Seção Notificações omnichannel

  1. Após definir as configurações da integração, clique em Salvar para validar as configurações.

Passo 2: Parametrização Geral

Para realizar a parametrização geral, siga as etapas abaixo:

  1. Acesse o menu Configurações e depois Parâmetros;
  2. Selecione Parâmetros Gerais;
  3. Direcione-se à aba Contratos;
  4. Em seguida, siga até a seção Assinatura digital, marque o parâmetro Assinatura Digital dos contratos como Sim, caso queira utilizar a integração para todos os contratos.
    • Se marcado como Não, todos os contratos serão criados com o padrão Nâo, mas poderão ser definidos em cada contrato se deseja utilizar a integração.
  5. Clique em Salvar para validar as modificações.

Após, acesse a filial que deseja utilizar a integração:

  1. Acesse o formulário Filial através do caminho: Configurações > Empresa > Filiais > selecione a filial que deseja configurar > Editar > aba Integrações;
  2. Na aba Integrações, no campo Integração assinatura digital selecione a integração de assinatura digital cadastrada;
  3. Clique em Salvar para validar as modificações;

Passo 3: Parâmetros no Contrato do Cliente

Utilizar Integração Assinatura Digital

Além da parametrização geral da integração, no contrato do cliente também será possível escolher se ele utilizará a assinatura pelo IXC Assina ou não, selecionando a opção desejada em Utilizar integração assinatura digital. Para isto, siga as etapas a seguir:

  1. Acesse menu Sistema e depois Cadastros;
  2. Selecione a opção Contratos;
  3. Selecione o contrato que será editado e clique no botão Editar;
  4. Em seguida, na aba Contrato, no campo Utilizar integração assinatura digital, marque a opção desejada.

Aba Avalista Assinatura Digital - Contrato do Cliente

Ainda dentro do contrato, na aba de Avalista/Assinatura Digital é possível definir a testemunha de assinatura digital, que é a testemunha do cliente: insira o Lead/Contatos do cliente (necessário inserir número de telefone ou e-mail).

Parâmetro que define se o cliente precisa tirar uma selfie, foto de documento ou apenas a assinatura:

  • Sim/Não: Define se será necessário tirar selfie e inserir foto de documento para a assinatura digital;
  • Padrão: Define de acordo com o padrão do parâmetro da integração.

Funcionalidades Principais

Envio de Contratos para Assinatura

O IXC Assina permite o envio de contratos para assinatura através de dois canais principais:

  1. WhatsApp;
  2. E-mail; Esta flexibilidade facilita o processo de assinatura, adaptando-se às preferências do cliente.

Integração com Contrato do Cliente

O IXC Assina se integra diretamente ao módulo de Contratos de Clientes do Sistema, permitindo uma gestão eficiente e centralizada de todos os documentos assinados eletronicamente.

Aba Histórico Assinatura Digital - Contrato do Cliente

No contrato, na aba de Histórico de Assinaturas Digitais, estará disponível o histórico dos documentos emitidos para assinatura. Esse registro terá um status para informar quando todas as assinaturas forem efetuadas. Dentro de cada registro será possível visualizar algumas informações importantes referente ao documento emitido, como data da assinatura, ID do contrato, ID da integração e etc.

Informações Adicionais

Na aba Informações Adicionais, ao acessar a Aba Histórico Assinatura Digital - Contrato do Cliente, ficarão disponíveis todos os signatários do documento, o e-mail de envio do link, o CPF, o status de cada assinatura e a URL de acesso ao documento que foi gerado.

Sincronizar assinatura - Integrações de Assinatura Digital

Permite sincronizar as informações entre as plataformas. Busca as assinaturas já realizadas, mas que não retornaram ao sistema. Utiliza-se esta opção em assinaturas com o status Pendente para a atualização desta informação no sistema. Caso clicar para sincronizar e o documento ainda não foi assinado, o sistema apresenta uma mensagem informando que o documento está pendente.

Observação: 

O retorno da assinatura deve ser automático e o botão de Sincronizar assinatura só deve ser utilizado em casos de instabilidades da API.

Envio de termos com o contrato

Além da assinatura do contrato, também é possível assinar o termo de forma avulsa ou conjunta com o contrato. Caso queira que o termo seja enviado para assinatura junto com o contrato, vincule o termo dentro do modelo do contrato e marque a opção Inserir automaticamente no contrato como Sim. Esse procedimento deve ser feito antes de criar o contrato.

Modelo de Contrato do Cliente

Envio de termos avulsos

Permite realizar o envio do documento de termos de forma avulsa, sem a necessidade de enviar o contrato novamente. Caso precise enviar um termo avulso para assinatura, será necessário acessar a aba Termos dentro do contrato do cliente, clicar em Novo e inserir um termo com a opção assinado não. Ao salvar será enviando um link exclusivo para o cliente assinar o termo vinculado.

Fluxo de Trabalho

flowchart TD
    B[Contratação do serviço com o Departamento Comercial - IXC Soft] --> C[Contato com o Suporte Integrações Gerais]
    C --> D[Criar conta na plataforma plataforma]
    D --> E[Configuração da integração no sistema]
    E --> F[Configuração do Modelo de Contrato]
    F --> G[Inserção de Variáveis de Modelo de Contrato]
    G --> H[Configuração do envio de assinatura digital]
    H --> I[Configuração de métodos de ativação do contrato]
    
    I --> J[Envio do link de assinatura ao cliente]
    J --> K[Envio do link para testemunha - opcional]
    
    K --> L[Recebimento da assinatura digital]
    L --> M[Ativação do contrato]
    M --> N[Registro da assinatura no sistema]
    N --> O[Armazenamento do contrato assinado]

Considerações Finais

O IXC Assina representa uma evolução significativa na gestão de contratos para provedores de internet. Ao oferecer um processo de assinatura digital seguro e eficiente, esta solução não apenas simplifica operações internas, mas também melhora a experiência do cliente, alinhando-se às tendências de digitalização e agilidade no setor.

Etiquetas

Integracoes IntegracoesDeAssinaturaDigital IXCAssina Assinatura Contrato

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